Full privacy notice

English

Last updated: 19 August 2026

This Privacy Notice explains how FUTURUM PORTA (“we”, “us” or “our”), based in Kuala Lumpur, Malaysia, collects, uses, discloses, protects and retains personal data when you use our website, contact us, request an opportunity assessment, or ask us to coordinate an education application.

Please read this notice before sending personal information or documents. If you provide information about another person, you must be authorised to do so and should make this notice available to them.

1. Personal data we collect

Depending on the service you request, we may collect:

• Identity information: name, date of birth, nationality, gender, National ID or other identification number, passport details and photograph.

• Contact information: email address, telephone number, address and communication preferences.

• Education and application information: academic history, qualifications, transcripts, certificates, language-test results, preferred institution, programme and intake, application status, and documents you choose or are asked to provide.

• Financial, immigration or other supporting information: funding or sponsor information, visa-related information, and health or other sensitive information only where relevant to a requested service or required by an institution or authority.

• Communications: enquiries, emails, messages, call notes, feedback and records of the assistance we provide.

• Technical information: IP address, device and browser information, website activity, security logs and cookie information.

We usually collect data directly from you. We may also receive it from a parent or guardian, an authorised representative, an education provider, or a service provider involved in your request.

2. Why we use personal data

We may use personal data to:

• respond to enquiries and communicate with you;

• understand your study goals and review the information and documents you submit;

• identify credible education pathways and explain possible gaps or next steps;

• prepare, coordinate and follow up on applications you authorise;

• verify documents and information where appropriate;

• communicate with selected institutions and relevant service providers;

• operate, secure and improve our website and services;

• prevent misuse, fraud or security incidents; and

• meet legal, regulatory, accounting and dispute-resolution obligations.

Submitting information does not guarantee admission, funding, scholarship, visa approval or any other outcome.

3. Consent and required information

We process personal data with your consent where required and may also process it where necessary to provide a service you request, comply with law, protect legitimate interests, or establish, exercise or defend legal claims. Where a field is identified as required, we may be unable to process that particular request without it. You may choose not to provide optional information.

You may withdraw consent for future processing by contacting us, subject to applicable law and any service or legal obligations already in effect. Withdrawal does not affect processing that was lawful before withdrawal.

4. Who we may share data with

We may disclose only the data reasonably needed to:

• education institutions or programmes you ask us to consider or apply to;

• authorised admissions, document, translation, visa, immigration or related service providers involved in your request;

• website hosting, form, email, cloud-storage, communications, security and other technology providers that support our operations;

• professional advisers, auditors or insurers; and

• regulators, courts, law-enforcement bodies or other authorities when required or permitted by law.

We do not sell or rent your personal data. We expect service providers acting for us to use personal data only for the agreed purpose and to protect it appropriately.

5. Transfers outside Malaysia

Education providers, applicants and service providers may be located outside Malaysia. When your requested service requires an overseas transfer, we take reasonable steps to ensure the transfer is lawful and that appropriate protection is applied. Overseas recipients may be subject to different data-protection laws.

6. Retention

We keep personal data only for as long as reasonably necessary for the purposes described in this notice and for applicable legal, accounting, regulatory, security or dispute obligations. Retention depends on the type of information, the service requested and any continuing relationship. When information is no longer required, we take reasonable steps to delete, destroy or anonymise it securely.

7. Security

We use reasonable administrative, technical and organisational measures intended to protect personal data against unauthorised access, loss, misuse, alteration or disclosure. Access should be limited to people who need the information for an authorised purpose. No website, email or online storage system can be guaranteed completely secure, so please send only documents relevant to your request and contact us promptly if you suspect misuse.

8. Children and applicants under 18

If an applicant is under 18, a parent or legal guardian should review this notice and assist with the submission. We may request evidence of authority or consent before processing an application or sharing documents.

9. Your choices and rights

Subject to applicable law, you may ask us to:

• confirm whether we process your personal data;

• provide access to personal data we hold about you;

• correct data that is inaccurate, incomplete, misleading or outdated;

• withdraw consent or object to certain uses;

• limit direct marketing communications; or

• answer a privacy question or review a complaint.

We may need to verify your identity before acting on a request. Some rights may be limited where the law permits or requires us to retain or process information.

10. Cookies and third-party services

Our website may use strictly necessary and functional cookies to operate, remember settings, support language features and maintain security. Embedded or linked third-party services may set their own cookies and apply their own privacy notices. You can control cookies through your browser, although blocking essential cookies may affect website functions.

11. Changes to this notice

We may update this notice when our services, systems or legal obligations change. The current version and its update date will appear on this page.

12. Contact and complaints

For access, correction, consent withdrawal, questions or complaints, contact:

FUTURUM PORTA Kuala Lumpur, Malaysia Email: privacy@futurumporta.com

You may also contact Malaysia’s Personal Data Protection Department through its official website at www.pdp.gov.my.

Bahasa Malaysia

Notis Privasi

Tarikh kemas kini terakhir: 19 Ogos 2026

Notis Privasi ini menerangkan cara FUTURUM PORTA (“kami”), yang beroperasi dari Kuala Lumpur, Malaysia, mengumpul, menggunakan, mendedahkan, melindungi dan menyimpan data peribadi apabila anda menggunakan laman web kami, menghubungi kami, memohon penilaian peluang, atau meminta kami menyelaras permohonan pendidikan.

Sila baca notis ini sebelum menghantar maklumat atau dokumen peribadi. Jika anda memberikan maklumat orang lain, anda mestilah diberi kuasa untuk berbuat demikian dan hendaklah memaklumkan notis ini kepada mereka.

1. Data peribadi yang kami kumpul

Bergantung pada perkhidmatan yang diminta, kami boleh mengumpul:

• Maklumat pengenalan: nama, tarikh lahir, kewarganegaraan, jantina, nombor Kad Pengenalan atau nombor pengenalan lain, butiran pasport dan gambar.

• Maklumat hubungan: alamat e-mel, nombor telefon, alamat dan pilihan komunikasi.

• Maklumat pendidikan dan permohonan: sejarah akademik, kelayakan, transkrip, sijil, keputusan ujian bahasa, institusi, program dan pengambilan yang dipilih, status permohonan serta dokumen yang anda pilih atau diminta untuk berikan.

• Maklumat kewangan, imigresen atau sokongan lain: maklumat pembiayaan atau penaja, maklumat berkaitan visa, dan maklumat kesihatan atau sensitif lain hanya jika berkaitan dengan perkhidmatan yang diminta atau dikehendaki oleh institusi atau pihak berkuasa.

• Komunikasi: pertanyaan, e-mel, mesej, nota panggilan, maklum balas dan rekod bantuan yang kami berikan.

• Maklumat teknikal: alamat IP, maklumat peranti dan pelayar, aktiviti laman web, log keselamatan dan maklumat kuki.

Kami biasanya mengumpul data terus daripada anda. Kami juga boleh menerimanya daripada ibu bapa atau penjaga, wakil yang diberi kuasa, penyedia pendidikan atau penyedia perkhidmatan yang terlibat dalam permintaan anda.

2. Tujuan kami menggunakan data peribadi

Kami boleh menggunakan data peribadi untuk:

• menjawab pertanyaan dan berkomunikasi dengan anda;

• memahami matlamat pengajian anda serta menyemak maklumat dan dokumen yang dihantar;

• mengenal pasti laluan pendidikan yang munasabah dan menerangkan kekurangan atau langkah seterusnya;

• menyediakan, menyelaras dan membuat susulan permohonan yang anda benarkan;

• mengesahkan dokumen dan maklumat apabila sesuai;

• berkomunikasi dengan institusi terpilih dan penyedia perkhidmatan yang berkaitan;

• mengendalikan, melindungi dan menambah baik laman web dan perkhidmatan kami;

• mencegah penyalahgunaan, penipuan atau insiden keselamatan; dan

• memenuhi kewajipan undang-undang, kawal selia, perakaunan dan penyelesaian pertikaian.

Penghantaran maklumat tidak menjamin kemasukan, pembiayaan, biasiswa, kelulusan visa atau apa-apa keputusan lain.

3. Persetujuan dan maklumat yang diperlukan

Kami memproses data peribadi dengan persetujuan anda apabila diperlukan dan juga boleh memprosesnya jika perlu untuk menyediakan perkhidmatan yang anda minta, mematuhi undang-undang, melindungi kepentingan yang sah, atau mengemukakan, melaksanakan atau mempertahankan tuntutan undang-undang. Jika sesuatu medan ditandakan sebagai wajib, kami mungkin tidak dapat memproses permintaan tersebut tanpanya. Anda boleh memilih untuk tidak memberikan maklumat pilihan.

Anda boleh menarik balik persetujuan bagi pemprosesan pada masa hadapan dengan menghubungi kami, tertakluk kepada undang-undang serta kewajipan perkhidmatan atau undang-undang yang berkuat kuasa. Penarikan balik tidak menjejaskan pemprosesan yang sah sebelum penarikan tersebut.

4. Pihak yang boleh menerima data

Kami boleh mendedahkan hanya data yang munasabah diperlukan kepada:

• institusi atau program pendidikan yang anda minta kami pertimbangkan atau pohon;

• penyedia perkhidmatan kemasukan, dokumen, terjemahan, visa, imigresen atau perkhidmatan berkaitan yang terlibat dalam permintaan anda;

• penyedia pengehosan laman web, borang, e-mel, storan awan, komunikasi, keselamatan dan teknologi lain yang menyokong operasi kami;

• penasihat profesional, juruaudit atau penanggung insurans; dan

• pengawal selia, mahkamah, pihak penguat kuasa atau pihak berkuasa lain apabila dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang.

Kami tidak menjual atau menyewakan data peribadi anda. Kami menghendaki penyedia perkhidmatan yang bertindak bagi pihak kami menggunakan data hanya untuk tujuan yang dipersetujui dan melindunginya dengan sewajarnya.

5. Pemindahan ke luar Malaysia

Penyedia pendidikan, pemohon dan penyedia perkhidmatan mungkin berada di luar Malaysia. Apabila perkhidmatan yang diminta memerlukan pemindahan ke luar negara, kami mengambil langkah munasabah untuk memastikan pemindahan itu sah dan perlindungan yang sesuai digunakan. Penerima di luar negara mungkin tertakluk kepada undang-undang perlindungan data yang berbeza.

6. Penyimpanan

Kami menyimpan data peribadi hanya selama yang munasabah diperlukan bagi tujuan dalam notis ini serta kewajipan undang-undang, perakaunan, kawal selia, keselamatan atau pertikaian yang berkaitan. Tempoh penyimpanan bergantung pada jenis maklumat, perkhidmatan yang diminta dan hubungan yang berterusan. Apabila maklumat tidak lagi diperlukan, kami mengambil langkah munasabah untuk memadam, memusnah atau menjadikannya tanpa nama secara selamat.

7. Keselamatan

Kami menggunakan langkah pentadbiran, teknikal dan organisasi yang munasabah untuk melindungi data peribadi daripada akses tanpa kebenaran, kehilangan, penyalahgunaan, perubahan atau pendedahan. Akses hendaklah dihadkan kepada individu yang memerlukan maklumat bagi tujuan yang dibenarkan. Tiada laman web, e-mel atau sistem storan dalam talian yang boleh dijamin selamat sepenuhnya. Sila hantar hanya dokumen yang berkaitan dan hubungi kami segera jika anda mengesyaki penyalahgunaan.

8. Kanak-kanak dan pemohon bawah 18 tahun

Jika pemohon berumur bawah 18 tahun, ibu bapa atau penjaga sah hendaklah membaca notis ini dan membantu penghantaran. Kami boleh meminta bukti kuasa atau persetujuan sebelum memproses permohonan atau berkongsi dokumen.

9. Pilihan dan hak anda

Tertakluk kepada undang-undang yang berkenaan, anda boleh meminta kami untuk:

• mengesahkan sama ada kami memproses data peribadi anda;

• memberikan akses kepada data peribadi yang kami simpan;

• membetulkan data yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau lapuk;

• menarik balik persetujuan atau membantah penggunaan tertentu;

• menghadkan komunikasi pemasaran langsung; atau

• menjawab pertanyaan privasi atau menyemak aduan.

Kami mungkin perlu mengesahkan identiti anda sebelum mengambil tindakan. Sesetengah hak mungkin terhad apabila undang-undang membenarkan atau menghendaki kami menyimpan atau memproses maklumat.

10. Kuki dan perkhidmatan pihak ketiga

Laman web kami mungkin menggunakan kuki yang diperlukan dan kuki fungsi untuk beroperasi, mengingati tetapan, menyokong ciri bahasa dan menjaga keselamatan. Perkhidmatan pihak ketiga yang dibenam atau dipautkan mungkin menetapkan kuki sendiri dan menggunakan notis privasi mereka. Anda boleh mengawal kuki melalui pelayar, tetapi menyekat kuki penting mungkin menjejaskan fungsi laman web.

11. Perubahan kepada notis ini

Kami boleh mengemas kini notis ini apabila perkhidmatan, sistem atau kewajipan undang-undang kami berubah. Versi semasa dan tarikh kemas kini akan dipaparkan pada halaman ini.

12. Hubungan dan aduan

Untuk akses, pembetulan, penarikan persetujuan, pertanyaan atau aduan, hubungi:

FUTURUM PORTA Kuala Lumpur, Malaysia E-mel: privacy@futurumporta.com

Anda juga boleh menghubungi Jabatan Perlindungan Data Peribadi Malaysia melalui laman rasmi di www.pdp.gov.my.